Księga Przychodów i Rozchodów: Do której kolumny?
Rozpoczynając zapisy w księdze przychodów i rozchodów świeży przedsiębiorca staje przed problemem, co właściwie tam wpisać. Zapisy najlepiej wprowadzać na koniec dnia roboczego, po zakończeniu normalnej działalności, ale trzeba to zrobić przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym, więc czasu na zastanawianie się za dużo nie ma. Zapisy za dany miesiąc muszą być zakończone najpóźniej 19 dnia następnego miesiąca, i to raczej rano, bo trzeba jeszcze będzie dostarczyć do urzędu skarbowego wypełniony PIT i ewentualnie wpłacić zaliczkę na podatek (polecenie zapłaty złożone w banku dn. 20 ma 90% szans, że dojdzie po terminie).
Poniżej zamieszczamy najbardziej powszechne zapisy w pierwszych miesiącach działalności, wskazując typ, opis i kolumnę księgi przychodów i rozchodów, gdzie należy podać wartość. Lista ta będzie się rozszerzać po opublikowaniu przez nas sposobów rozwiązania kolejnych problemów biznesowych (w dziale "Prowadzimy firmę" znajdziesz opisy, tutaj zaś techniczny niezbędnik księgowego).
Opłata skarbowa (w kolumnie 14) Rejestrując się jako podatnik VAT czynny (wypełnienie VAT-R) musimy dokonać opłaty w wysokości 152 zł. Opłatę tę możemy wpisać w koszty. Dokumentujemy Dowodem Wewnętrznym na podstawie dowodu zapłaty.
Pieczątka (w kolumnie 14) Sami jej nie zrobimy a kosztuje. Dokumentujemy rachunkiem lub fakturą VAT otrzymaną od wykonawcy.
Kserokopie dokumentów (w kolumnie 14) Rejestrując działalność gospodarczą warto sobie zrobić kopie różnych składanych dokumentów. Dokumentujemy rachunkiem lub fakturą VAT otrzymaną od wykonawcy.
Zakup materiałów (w kolumnie 10) Malarz kupi farby i pędzle, szklarz kupi tafle szklane i kit, fryzjerka kupi szampony i farby do włosów... Dokumentujemy rachunkiem lub fakturą VAT otrzymaną od dostawcy.
Zakup towarów handlowych (w kolumnie 10) Kioskarz kupi gazety i papierosy, właściciel warzywniaka kupi ziemniaki i marchew, właściciel sklepu spożywczego kupi chleb i mleko. Dokumentujemy rachunkiem lub fakturą VAT otrzymaną od dostawcy.
Sprzedaż usług (w kolumnie 7) Malarz pomaluje mieszkanie, szklarz wstawi szybę. Dokumentujemy kopią rachunku lub faktury VAT, którą wystawiliśmy usługobiorcy.
Sprzedaż towarów handlowych (w kolumnie 7) Piekarnia sprzeda chleb właścicielowi warzywniaka, hurtownia papierosów sprzeda papierosy kioskarzowi. Dokumentujemy kopią rachunku lub faktury VAT, którą wystawiliśmy kupującemu.
Czynsz za wynajmowany lokal (w kolumnie 14) Jeśli na potrzeby działalności wynajmujemy jakiś lokal, zapewne płacimy co miesiąc musimy płacić czynsz właścicielowi. Dokumentujemy rachunkiem lub fakturą VAT otrzymaną od właściciela.
Część czynszu za lokal mieszkalny (w kolumnie 14) Jeśli miejscem prowadzenia naszej działalności jest nasze mieszkanie, a raczej jego część, to wydatek na czynsz za ten fragment mieszkania możemy uznać za koszt naszej działalności. Dokumentujemy Dowodem Wewnętrznym na podstawie dowodu zapłaty czynszu.
Amortyzacja lokalu mieszkalnego (w kolumnie 14) Jeśli lokal mieszkalny jest naszą własnością, to możemy też dokonywać odpisów amortyzacyjnych od jego wartości. Dokumentujemy Dowodem Wewnętrznym.
Część opłaty za telefon domowy (w kolumnie 14) Jeśli jest to telefon domowy, to na podstawie szczegółowego wykazu rozmów możemy wydzielić rozmowy prywatne od służbowych i koszt tych służbowych wziąć w koszty działalności. Dokumentujemy Dowodem Wewnętrznym na podstawie opłaconego rachunku.
Opłaty za telefon firmowy (w kolumnie 14) Jeśli jest to telefon zarejestrowany na firmę (np. komórkowy), to całość rachunku od operatora możemy wpisać w koszty działalności. Uwaga: jeżeli masz telefon służbowy stacjonarny w domu, Urząd Skarbowy nie uwierzy, że nie prowadzisz z niego rozmów prywatnych! W tej sytuacji trzeba posiadać dwie linie stacjonarne: służbową i prywatną. Rachunki za telefon prywatny nie powinny nagle zmniejszyć się do wysokości abonamentu. Dokumentujemy Dowodem Wewnętrznym na podstawie opłaconego rachunku.
Składka na Fundusz Pracy (w kolumnie 14) Jeśli opłacimy składkę na Fundusz Pracy, to tyle ile zapłaciliśmy możemy wziąć w nasze koszty. Dokumentujemy Dowodem Wewnętrznym na podstawie dowodu zapłaty na konto ZUS.
Koszt firmowego konta bankowego (w kolumnie 14) Przepisy zmuszają nas do posiadania rachunku firmowego, więc koszt jego posiadania bierzemy w koszty. Dokumentujemy Dowodem Wewnętrznym na podstawie wyciągu z banku.
Odsetki z konta firmowego (w kolumnie 8) Skoro mamy konto firmowe, to prawie zawsze jakieś odsetki się tam urodzą, musimy je wykazać jako nasz przychód. Dokumentujemy Dowodem Wewnętrznym na podstawie wyciągu z banku.
Zakup formularzy (w kolumnie 14) Prowadząc działalność gospodarczą trzeba dokonywać zapisów w odpowiednich ewidencjach (KPiR, rejestr VAT, ewidencja środków trwałych, itp.). Można je samemu stworzyć np. w zeszycie (w sposób idealnie zgodny z rozporządzeniami), ale wygodniejsze będzie zakupienie tych ewidencji jako gotowych druków dla firmy. Dokumentujemy rachunkiem lub fakturą VAT otrzymaną od dostawcy.
Zakup wyposażenia (w kolumnie 14) Koszt wyposażenia, czyli na przykład telefonu komórkowego, mebli biurowych, jakiś narzędzi i urządzeń, itp., których wartość trafia prosto do księgi, dokumentujemy rachunkiem lub fakturą VAT otrzymaną od dostawcy. Uwaga: wszystko co jest własnością firmy, musi znajdować się na terenie jej lub jej klientów (jeżeli jest to firma usługowa). Komputer firmowy musi zatem stać w pokoju służbowym w mieszkaniu, a nie w sypialni dziecka. To samo dotyczy mebli biurowych, krzeseł itp.
Amortyzacja środków trwałych (w kolumnie 14) Jeśli trafią się jakiś poważniejszy zakupy, które trafią do ewidencji środków trwałych, to w koszty weźmiemy tylko amortyzację. Będzie to jedna kwota wyliczona za cały miesiąc. Dokumentujemy Dowodem Wewnętrznym na podstawie wyliczenia z ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych.
Diety za delegację (w kolumnie 14) W delegację może się udać nie tylko pracownik firmy, ale też jej właściciel. Jednemu i drugiemu przysługują diety. Dokumentujemy Dowodem Wewnętrznym na podstawie rozliczenia delegacji.
